با توجه به روشن شدن مفهوم سند رسمی از جهات مختلف، ذیلاً به تشریح عناصر تشکیل‌دهنده سند رسمی مندرج در ماده 1287 ق.م. می‌پردازیم.

الف: تنظیم سند به وسیله مامور رسمی

طبق ماده 1287 ق.م یکی از شرایط رسمیت سند، تنظیم آن در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی می‌باشد. ملاحظه می‌شود در قانون به اداره ثبت و دفاتر اسناد رسمی صریحاً اشاره شده است اما منظور از مأمور رسمی «کسی است که از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد خواه مستخدم دولت باشد یا غیر‌مستخدم مانند سران دفاتر اسناد رسمی»[1]. بنابراین سند تنظیمی نزد کسی که از طرف مقام صلاحیت‌دار تعیین نشده و یا مدت مأموریت او خاتمه یافته است فاقد وصف رسمی است اگرچه دیگران از مأمور رسمی نبودن وی آگاه نباشند.

ب: تنظیم سند در حدود صلاحیت مأمورین رسمی:

در صورتی اسناد تنظیم‌شده در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی و نزد سایر مأمورین صلاحیت‌دار، رسمی است که در حدود صلاحیت قانونی آنها تنظیم شده باشد. این صلاحیت به صلاحیت ذاتی و صلاحیت نسبی تقسیم می‌گردد:

الف- صلاحیت ذاتی: عبارت است از اختیار قانونی مأمور رسمی در تنظیم سند مانند وظیفه سران دفاتر اسناد رسمی در تنظیم و ثبت اسناد و تصدیق صحت امضای مراجعین طبق ماده 49 ق.ث. یا وظیفه کارکنان ادارات ثبت احوال در صدور شناسنامه پس از طی مراحل قانونی.

ب-صلاحیت نسبی: عبارت است از محدوده اختیار قانونی مأمور رسمی از حیث زمان و مکان در تنظیم سند. در این زمینه ماده 2 ق.ث. مقرر داشته است: «مدیران و نمایندگان ثبت و مسؤولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه نمایند اقدامات آنها در خارج از محل اثر قانونی ندارد». این ماده در واقع صلاحیت محلی مأمورین رسمی ثبت را تعیین می‌نماید[2].

همچنین مأمورین رسمی و سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حق تنظیم سند در ایام مرخصی و انفصال و تعلیق را ندارد و اقدامات آنها در این ایام فاقد اثر قانونی خواهد بود که این نیز بیانگر صلاحیت زمانی آنها است.

ج : رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند:

اسناد تنظیمی نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار در صورتی رسمی است که بر طبق مقررات قانونی تنظیم و ثبت شده باشد. با توجه به مقررات جاری تشریفات قانونی تنظیم و ثبت سند دو دسته‌اند:

1- تشریفات و مقرراتی که عدم رعایت آنها در تنظیم سند‌، سند را از رسمیت خارج می‌کند. بر این‌اساس، عدم رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند رسمی موضوع ماده 1287 ق.م. سند را از رسمیت خارج می‌کند همچنان‌که ماده 1289 ق.م. مقرر داشته «غیر از اسناد مذکوره در ماده 1287 ق.م سایر اسناد عادی است» و ماده 1293 ق.م. که در تأیید مراتب فوق مقرر نموده: «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است».

2-  تشریفات قانونی که رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی‌کند. مانند عدم رعایت مقررات راجعه به تمبر موضوع ماده 1294 ق.م. که مقرر داشته: ‌«عدم رعایت مقررات راجعه به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند». بنابراین سندی که در ظاهر دارای شرایط قانونی مقرر در ماده 1287 ق.م. است، رسمی فرض می‌شود مگر این‌که ثابت شود فاقد یکی از شرایط اساسی است

بنابراین اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا مأموری که صلاحیت آنرا نداشته است تنظیم گردد آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد.

همچنین اگر سندی نزد مأمورین ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانونی در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.

نتیجه می گیریم که تشریفات قانونی ثبت اسناد بر دو قسم است:

-:تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند عدم امضاء سردفتر