الف : اقسام سند رسمی از حیث نوع و ماهیت آن

1-سند رسمی مدنی: مانند تعهدات، عقود و تصرفات قانونی.

2-سند رسمی عمومی: مانند: دستورات و تصمیمات اداری و معاهدات.

3-سند رسمی قضائی: مانند, تصمیمات قضائی، دادنامه، قرارها، احکام.

4-سند رسمی ثبتی: مانند: سند مالکیت که طی تشریفاتی در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود.

5-سند رسمی محضری: مانند اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تنظیم می شود.

ب: اقسام سند رسمی از حیث نوع استفاده و کاربردی آن

1-اسناد رسمی اثباتی: کلیه اسناد این دلالت را دارند (Preure Precostituee).

2-اسناد رسمی اجرائی: صرفاً شامل اسنادی است که قوه اجرا، امکان صدور اجرائیه را دارند و در اصطلاح، اسناد لازم الاجراء نامیده می شوند.[1]

بند چهارم : اجزاء سند رسمی

قبل از پرداختن به آثار سند رسمی لازم است راجع به اجزا اصلی سند رسمی که در آثار هر سند موثر است کمی سخن بگوییم. اسناد رسمی به طور کلی شامل دو قسمت هستند:

 الف) محتویات سند       ب) مندرجات سند

الف) محتویات سند : محتویات، مربوط به فرم سند است که تقریباً در هر سندی ثابت باشد مانند تاریخ تنظیم سند، شماره دفترخانه تنظیم کننده سند و موضوع سند(بیع، وکالت، قرارداد یا وصیت یا غیره) امضاء طرفین تنظیم کننده سند و امضای سر دفتر و دفتریار و مانند این که شامل محتویات سند است و در هر سندی به تفاوت وجود دارد.[2]

ب ) مندرجات سند: مندرجات هرسندی دو قسمت است. که به شرح ذیل می باشد:

1- اقراریرعلیه طرفین تنظیم کننده سند: یعنی آنچه که طرفین اظهار می کنند یا طرف تنظیم کننده عنوان می کند و سردفتر در سند منعکس می­کند.

2- اظهار نظر خود سردفتر: مثلاً سردفتر ممکن است در متن سند بنویسد که ثمن معامله نقداً پرداخت شده. آنچه که مربوط به مندرجات است همان اقرار طرفین به مطلبی است که توسط سردفتر در سند درج شده است.

ماده 70 ق.ث مندرجات و محتویات را جدا کرده است. قسمت اول ماده مزبور در رابطه با محتویات است و قسمت دوم ماده در رابطه با مندرجات و تبصره ای هم ذیل این ماده است که با توجه به ماده 1292 ق.م آنچه مربوط به محتویات سند است، هیچکس نمی تواند منکر آن بشود و اگر منکر بشود مسموع نیست مگر اینکه مدعی جعلیت آن شود.

در مورد مندرجات نیز انکار مسموع نیست و طرف نمی تواند منکر مندرجات سند بشود و اگر هم منکر شود قاضی نباید به آن ترتیب اثر بدهد و وارد رسیدگی به انکار شود چون سند رسمی است ولی نسبت به مندرجات بر خلاف محتویات(غیر از ادعای جعل) دادگاه می تواند به ادعای دیگر هم وارد بررسی شود. مثلاً مدعی علیه می تواند بگوید به تعهد خود عمل کرده ام یا بگوید سند از جهات قانونی از اعتبار افتاده است(قسمت اخیر ماده 1292 ق.م) یا دعاوی که طبق تبصره ذیل ماده 70 ق.ث مطرح شود قابل رسیدگی خواهد بود و یا مقر می تواند ادعا کند که اقرار او فاسد یا مبتنی بر اشتباه یا غلط بوده یا ثابت کند اقرارش باطل است و نافذ نیست[3].

به طور کلی قانون گذار برای اسناد رسمی که به وسیله مأموران دولت و با رعایت مقررات قانونی تنظیم می شود اعتبار خاصی قائل است و اصل صحت را نسبت به آن و محتویاتش جاری می سازد در حالی که اسناد عادی فاقد آن می باشد. قانون گذار فرض کرده است که کلیه عبارات و امضاء های مندرج در سند منتسب به اشخاص مذکور در آن است تا اعتماد مردم را نسبت به آن جلب کرده و بتواند کارهای آنان را اداره و نظم و آسایش جامعه را تأمین نماید.

بنابراین اگر کسی برای اثبات صحت ادعای خود در مقابل دیگری استناد به سند رسمی کند، طرف او نمی تواند صحت انتساب عبارات و امضاءهای آن به اشخاص معین را، انکار یا در آن تردید کند و چنین ادعایی از سوی مقامات قضایی و اداری پذیرفته نمی شود. مدعی فقط می تواند نسبت به آن ادعای جعل کند و بر آن نیز دلیل بیاورد.

مثلاً اگر در سند فروش ملک، در دفترخانه اسناد رسمی قید شود که خریدار بهای آن را نقداً به فروشنده پرداخته است. پرداخت بها از سوی خریدار به فروشنده مسلم خواهد بود. مگر اینکه فروشنده ادعا کند که بها را نگرفته است و سردفتر بر خلاف حقیقت آن را نوشته است یا مدعی شود که سند ساختگی بوده و امضای در آن متعلق به او نیست و بر صحت ادعای خود دلیل آورده و آن را ثابت کند و  الا ادعای او اثر نخواهد داشت. و اگر مدعی موفق به اثبات ادعای خود نشود علاوه بر پرداخت هزینه دادرسی و جریمه تأدیبی ممکن است به عنوان مفتری مورد تعقیب کیفری قرار گیرد.[4]