فرآیند کسب­وکار، مجموعه­ای از نرم­افزارهای کاربردی می­باشد که قادر به مدل­سازی، اجرا،  نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسب­وکار است و اجرای قواعد کسب­وکار را بر اساس ادغام و قابلیت­های سیستم­های اطلاعاتی موجود و سیستم­های اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده­ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می­کند[33].

با استفاده از این سیستم، مدیران و برنامه­ریزان سازمانی می­توانند فرآیند­های اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه­ی اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و به­روز را دریافت نموده و در هر لحظه می­توانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارش­های آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرآیند­های کاری و تجاری سازمان و بهبود روش­ها در اختیار می­گذارند [1].

هر فرآیند کسب­وکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می­شود. ولی BPMSها سیستم­هایی کاملاً فنی هستند [11].­BPMS ها برنامه­هایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه­‌نویس و استفاده از کدهای وقت­گیر برنامه­نویسی (روش­‌های سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می­کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [17]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی می­باشد. به­عبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح 30 هستند با مهندسی مجدد به 100 رسانده نمی­شوند؛ بلکه، با استفاده از  BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان می­توان به گلوگاه‌ها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می­شود.

در پایان سال 2006، درآمد نرم­افزارهای بازارBPMS  نزدیک به 7/1 میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگی­های جریان اصلی بازار نرم­افزار بود. بازارBPMS  همچنین، دومین میان­افزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار می­باشد. تحقیقات گارتنر تخمین می­زند که بازار BPMS بیش از 24 درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [21،34].

2-6-1- سیستم­های مناسب برای مدیریت فرآیند کسب­وکار دارای ویژگی­های زیر می­باشند [11]:

این سیستم­ها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه­ای.
قابلیت تغییر و انعطاف­پذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسب­وکار.
در سطح کل سازمان به­کار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابسته­اند.
 

2-6-2- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS

تسهیل درک و ارتباطات انسانی
کمک به بهبود فرآیند
کمک به مدیریت فرآیند
هدایت اتوماتیک فرآیند