سند، هنوز هم مهم‌ترین و رایج‌ترین دلیل ادعاهای اصحاب دعوا در دعاوی و امور غیر کیفری است. در حقیقت، در عقود و قراردادها که مبنای بیشتر روابط حقوقی را تشکیل می‌دهد، طرفین معمولاً دلیل وجود چنین رابطه‌ی حقوقی را به قوت حافظه‌ی یک یا چند گواه و عمر دراز و صداقت آنها واگذار نمی‌نمایند بلکه با تنظیم سند، دلیل وقوع عقد و قراردادی را که منعقد می‌کنند تدارک می‌نمایند.[۱] تعریف سند، ارکان، انواع، شرایط و توان اثباتی و اجرایی اسناد در این فصل بررسی می شود.

مبحث نخست: تعریف سند

در تعریف سند ابتدا بایستی بین مفهوم لغوی و اصطلاحی آن تفاوت قایل شد لذا در ادامه ابتدا مفهوم لغوی و اصلاحی این مفهوم پرکاربرد را مطرح وسپس ارکان تشکیل دهنده سند را بررسی می نماییم

گفتار اول: مفهوم لغوی و اصطلاحی

مستنداً به ماده۱۲۸۴ ق.م: «سند عبارت است از هرنوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد».

به دیگر سخن «سند» از جمله دلائل اثبات دعوی و در زمره آن دسته از دلائلی است که غالباً پیش از وقوع اختلاف و تنازع تهیه و تنظیم شده و خود دو گونه است. سند عادی و رسمی. واژه «سند» در معنی لغوی خود نیز از معنی اصطلاحی فوق دور نیست، چه در زبان عربی بر وزن فَعَل صفت مشبه است به معنی چیزی که بدان استناد می کنند و در زبان فارسی نیز به معنی «تکیه گاه، آنچه پشت برروی گذارند و آنچه به وی اعتماد کنند…» آمده است.[۲] و به استناد ماده ۱۲۵۸ ق.م  و مواد ۲۰۶ تا ۲۲۹ ق.آ.د.م سند جزء ادله
اثبات دعوی محسوب است.درقانون تعریفی ازدعوی دیده نمی شود وهمین امر باعث طرح تعاریف متعددی از دعوی شده است دکتر جعفری لنگرودی بیان نموده مقصود از دعوی،عبات است ازخواستن چیزی به زیان دیگری به رسم منازعه[۳] وهمچنین دعوی عبارت از اخبار به حقی به نفع خود و به ضرر غیر است[۴]، سند جایگاه ویژه‌ای درنظام ادله اثبات دعوی به خود اختصاص داده است. روشن بودن شیوه رسیدگی به سندوتهیه آن قبل ازدادرسی که امکان­گمراه ساختن دادرسی درآن کاهش می‌یابدموجب تسهیل و تسریع درجریان دادرسی شده واستنادبه اسناد را توسط اصحاب دعوی در سال‌های اخیر افزایش داده است.

گفتار دوم: ارکان سند

به‌موجب ماده ۱۲۸۴ ق.م.: سند عبارت است از هر نوشته که در مقام اثبات دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. با استنباط از تعریف مذکور می‌توان سه شرط برای سند قائل شد:

۱)کتبی بودن؛ پس مدارک غیر‌مکتوب سند تلقی نمی‌شود و ماده ۱۲۵۸ ق.م. نیز در تأیید این معنا فقط اسناد کتبی را در شمار دلایل اثبات دعوی بر‌شمرده است.

۲) حاوی دلیل بودن؛ یعنی نوشته‌ای سند محسوب می‌گردد که یک دلیل را در خود جا داده باشد. مثلاً در یک سند معامله در واقع با امضای طرفین اقرار آنان به وقوع معامله در آن ثبت شده است یا یک نقشه هوایی که حاوی معاینه محل است و یا نظریه کارشناس که حاوی کارشناسی است.

۳) قابلیت استناد؛ نوشته‌ای با شرایط فوق در صورتی سند محسوب است که قابلیت استناد در دعوی یا دفاع را داشته باشد. برای نمونه، قولنامه عادی اگرچه یک نوشته حاوی دلیل است اما در دعوی مطالبه اجرت‌المثل در دادگاه قابلیت استناد ندارد. چون طبق ماده ۲۲ ق.ث. قولنامه عادی برای اثبات مالکیت عین و منافع ملک مورد تعهد قابل استناد نیست اما همین قولنامه عادی در دعوی التزام مالک به بیع قابلیت استناد در دادگاه را دارد.

بنابراین، آنچه یک نوشته را متصف به سند می کند، قابلیت استناد در مقام دعوی یا دفاع است. در نتیجه اگر نوشته فاقد این وصف باشد، سند محسوب نمی شود. نوشته قابل استناد در دادگاه غالباً از طرف اصحاب دعوی و یا یکی از ایشان صادر و تنظیم شده است، مگر در محدوده مواد ۱۲۹۰ و ۱۳۰۵ ق.م، لذا شهادت نامه که مبین اطلاع شخص ثالث درخصوص موضوع است و به استناد ماده ۱۲۸۵ ق.م سند محسوب نمی شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت، یعنی اخبار از حقی به نفع یکی از اصحاب دعوی و به ضرر طرف دیگر.[۵]

۱ – شمس، دکتر عبداله ، ادله ی اثبات دعوا ، انتشارات دراک، چاپ دوم ، ۱۳۸۷، ص ۷۹٫

۲- دهخدا، علی اکبر، لغت نامه، دانشگاه تهران ۱۳۷۳، ج ۸، ص ۱۲۱۱۵٫