2-8-1- معایب سیستم WFM

سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبه‎‌های عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎‌ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‌‎ها طبق روال‎‌ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎‌گونه تجزیه­وتحلیلی روی داده‎‌ها انجام می‎­شود.
رویکرد وظیفه‌‎ای دارد؛ نه فرآیندی.
امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎‌های داده­ی سیستم‎‌های دیگر به­راحتی و سادگی امکان‎‌پذیر نیست.
همراه سیستم گردش کار، سیستم‌‎های فرم‎‌ساز و گزارش‎‌ساز هم باید تهیه شود. چرا­که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‌‎ساز و گزارش‎‌ساز نیست.
قواعد کاری ساده را پوشش می‎‌دهد.
یکپارچه‌‎سازی آن محدود است.
محیط طراحی فرآیند و فرم‎‌ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامه‎‌نویس استفاده کرد.
عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند به دلیل استفاده از کدنویسی‎‌های طاقت­فرسا و زمان‎بر.
امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎‌پذیر نیست.
محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدل‌سازی و طراحی فرآیند.
عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آ­­ن­ها.
قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
عدم توانایی در پایش اطلاعات

2-8-2- تفاوت BPM  و WfM

BPMSها توسعه داده شده­ و تکامل یافته­ی WFMها هستند، چرا­که در سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار، محدودیت­های سیستم­های مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حل­هایی برای هرکدام از محدودیت­ها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده می­توان چنین گفت که BPMS نه­تنها تمام امکانات و قابلیت­های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم­، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرم­های ایجاد شده و … را پوشش می­دهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت­های بسیار قدرتمندتری نیز می­باشد که از آن می­توان به قابلیت یکپارچه­سازی قوی نرم­افزار، توسعه­ی نرم­افزار، تجزیه­وتحلیل روند و شبیه­سازی غنی­تر فرآیند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخه­های جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [11،36].

محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار و سیستم­های مدیریت گردش کار را بررسی می­کنند. ­دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می­کند کهBPM  به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می­شود و رویکردی فرآیندی به فعالیت­های سازمان دارد و در تلاش است فعالیت­هایی از سازمان که در تعریف فرآیند می­گنجند را پوشش دهد، در حالی­کهWFM  به عنوان یک تکنولوژی معرفی می­شود که از آن سیستم پشتیبانی می­کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست[1] و همکاران بیان می­شود این است که WFM  زیر­مجموعه­ای از   BPMتعریف می­شود و در واقع یک مرحله از چرخه­ی حیات BPM می­باشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستم­های فرآیند کسب­وکار بازی می­کند. از بارزترین کمبودهای WFM  تشخیص خطاها و تجزیه­وتحلیل فرآیند­ها است [15،34،37].

بنابراین می­توان BPMS  را به عنوان نسل بعد ازWFMS  در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت­های جدید در سیستم­های BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می­کند که اساسی­ترین تفاوت را با سیستم­های سنتی و غیر انعطاف­پذیر WFMS، سبب می­شود.